SOFTSKILL: Komunikasi Bisnis

TUGAS 1

KELOMPOK 2

BAB I

DASAR KOMUNIKASI DAN KOMUNIKASI BISNIS

1.1 Pengertian dan Cakupan Komunikasi Bisnis

Pengertian :

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Dalam ilmu ekonomi, bisnis adalah suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba. Secara historis kata bisnis dari bahasa Inggris business, dari kata dasar busy yang berarti “sibuk” dalam konteks individu, komunitas, ataupun masyarakat. Dalam artian, sibuk mengerjakan aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan.

Berikut pengertian komunikasi bisnis menurut para ahli :

Pengertian komunikasi bisnis menurut Purwanto : Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu.

Pengertian komunikasi bisnis menurut Katz (1994:4) Komunikasi Bisnis adalah adanya pertukaran ide, pesan, dan konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersil. Komunikasi bisnis’ diartikan sebagai komunikasi yang terjadi dalam dunia bisnis dalam rangka mencapai tujuan dari bisnis itu (Katz, 1994). Istilah ‘bisnis’ dalam konteks ini diterjemahkan sebagai suatu organisasi perusahaan.

Pengertian komunikasi bisnis menurut Rosenbaltt (1982:7): “Business Communication are purposive interchange of ideas, opinions, information, instructions, and the like, presented personally or impersonally by symbols or signal as attain the goals of the organizations” (Komunikasi Bisnis adalah pertukaran ide-ide opini, informasi, instruksi dan sejenisnya, yang dikemukakan baik secara personal ataupun nonpersonal melalui simbol atau tanda, untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan).

Pengertian komunikasi bisnis menurut Persing (1981:108) “Business communication may be defined as the spiraling process of the transaction of meanings through symbolic action involving all elements associated with sending and receiving written, oral, and nonverbal messages internal to organizations of paid people working together to produce and market goods and services for provit.” (Komunikasi Bisnis adalah proses penyampaian arti melalui lambang-lambang yang meliputi keseluruhan unsur-unsur yang berhubungan dengan proses penyampaian dan Penerimaan pesan, baik itu dalam bentuk tulisan, lisan, maupun nonverbal yang dilakukan di dalam suatu organisasi yang membayar orang yang secara bersama-sama memproduksi dan memasarkan barang-barang dan jasa guna memperoleh keuntungan).

Cakupan / Ruang Lingkup Komuikasi Bisnis :

Ada lima komponen yang penting untuk diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu :

Pengirim pesan (sender atau komunikator).
Pesan yang dikirimkan (message).
Bagaimana pesan tersebut disampaikan (delivery channel atau media).
Penerima pesan (receiver atau komunikan.
Umpan balik (feedback) atau effect.

Kelima komponen penting yang harus diperhatikan dalam proses komunikasi diatas tidak hanya berlaku untuk komunikasi bisnis, tetapi dalam dunia pendidikan kelima komponen tersebut juga penting untuk diperhatikan. Hal itu diperlukan untuk mencapai sebuah tujuan belajar yang diharapkan melalui komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif dalam pembelajaran banyak ditentukan oleh keaktifan selama proses belajar berlangsung yaitu adanya bentuk ko munikasi dalam bentuk timbal balik berupa pertanyaan dan jawaban pertanyaan dari sebuah proses belajar mengenai topik tertentu yang dibahas dalam proses belajar tersebut.

1.2 Unsur-Unsur dalam Komunikasi

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu :

Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.
Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.
Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.
Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
Meggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.
Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

Unsur-unsur komunikasi tersebut juga diperlukan dalam komunikasi dalam bidang pendidikan. Hanya saja yang membedakannya adalah tujuan yang akan dicapai disesuaikan dengan kebutuhan dunia pendidikan.

1.3 Bentuk Komunikasi Bisnis

Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.

Komunikasi verbal

Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar dan lain-lain.

Adapun dalam berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang disusun dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan, seperti :

Berbicara dan Menulis

Suatu pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan dengan menggunakan tulisan, seperti surat, memo dan laporan.

Mendengarkan dan Membaca

Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka diperlukan komunikasi dua arah, dimana orang-orang yang terlibat di dalamnya memerlukan ketrampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).

Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis. Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara. Dalam penyampaiannya, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal memilki arti yang berbeda-beda, seperti dalam komunikasi nonverbal. Pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara spontan tanpa memiliki rencana dan dilakukan secara tidak sadar dan bersifat alami.

Adapun Komunikasi Nonverbal memilki beberapa tujuan , yaitu :

Menyediakan dan memberikan informasi
Mangatur alur suatu percakapan
Mengekspresikan emosi
Memberi sifat dan melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal
Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam memberikan pengajaran pada saat kuliah

Dalam prakteknya tentu komunikasi verbal dan non verbal dapat bergabung agar penyampaian sebuah informasi dapat mudah dipahami. Contohnya komunikasi yang dilakukan seorang pemimpin untuk menyuruh bawahannya dimana melalui ucapan dan ekspresi wajah yang tepat akan mempermudah penyampaian maksud dan tujuan yang akan disampaikan sehingga tidak akan terjadi sebuah kekeliruan.

1.4 Bisnis dalam Pandangan Komunikasi

Dalam konsep dan azas komunikasi modern yang lebih menekankan pada kebutuhan komunikan dan kesiapan dari komunikan dalam proses komunikasi, hal ini lebih pentinga dari fungsi pesan dan tujuan dari komunikator, ini disebabkan oleh prinsip – prinsip yang lebih modern yang lebih mempertimbangkan dan memperhitungkan pada peluang dari pada produksinya. Walaupun konsep permintaan berkaitan dengan konsep permintaan (Anda dapat mempelajari ekonomi mikro), tetapi dalam kenyataan di pasar tidak secara otomatis jika pada saat kelebihan barang dan jasa secara langsung akan membuat pasar menjadi jenuh atau sebaliknya dengan kelangkaan barang dan jasa akan menyebabkan timbulnya suatu peluang pasar, mengapa demikian, hal ini disebabkan oleh :

Secara realita psikologis suatu kebutuhan dapat diciptakan.

Kebutuhan akan barang secara individual, dalam kontek ini peluang pasar dapat di buat dengan mekanisme komunikasi secara berkesinambungan dengan membentuk nilai – nilai social, preferensi dan fungsi.

Peluang pasar ditentukan oleh citra, kebutuhan dan perilaku konsumen tentang barang dan jasa. Jika suatu produk dapat menyakinkan konsumen dalam hal kredibilitas, memiliki fungsi, ada jaminan keamanan dan memiliki keunggulan lain, maka peluang pasar akan terbentuk.

Secara umum selalu timbul permasalahan dimana konsumen – pasar tidak mengetahui informasi dan keberadaa barang dan jasa di pasar, yang disebabkan umumnya kurang baik dan kurang memadai dalam menjalankan strategi komunikasi. Hal ini harus dikembangkan strategi komunikasi yang baik dan efektif ke pasar, yaitu dengan menjalankan promosi, seperti :

Kegiatan hubungan antar manusia
Kegiatan hubungan masyarakat
Kegiatan advertensi atau iklan
Kegiatan promosi melalui media elektronik
Kegiatan promosi dan penjualan melalui media internet
Mengembangkan system informasi perusahaan
Mengembangkan keahlian komunikator dalam bisnis

BAB II

PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS

2.1 Peranan Komunikasi dalam bisnis

Pengertian Komunikasi dan Bisnis

a.Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan atau informasi serta gagasan ide yang dikemukakan oleh seseorang.

b.Bisnis

Bisnis adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan cara bertransaksi. Biasanya bisnis terjadi apabila seseorang melakukan jual atau beli suatu barang maupun jasa kepada konsumennya. Adapun tujuan lain dari bisnis yaitu mendapatkan keuntungan atau biasa disebut dengan laba. Dalam artian lain, bisnis adalah melakukan suatu aktivitas dan pekerjaan yang menghasilkan keuntungan.

2. Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal. Bisnis melibatkan pertukaran informasi secara terus – menerus. Lebih banyak bisnis yang dijalankan makan semakin luas juga komunikasi yang akan tercipta.
Peran komunikasi dalam berbisnis sangatlah penting karena komunikasi yang baik dapat menguntungkan sebuah bisnis yang sedang dilakukan. Terciptanya komunikasi yang baik serta komunikasi yang efektif akan mendatangkan sebuah keuntungan dalam berbisnis. Maka seseorang yang dapat berkomunikasi dengan baik dengan orang lain biasanya dengan mudah menjalankan bisnis yang dikelolanya. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

3.Komunikasi Bisnis menurut Para Ahli

Menurut Purwanto (2006:4), pengertian komunikasi bisnis yaitu komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal ataupun komunikasi non verbal untuk mencapai tujuan tertentu. Pada dasarnya komunikasi bisnis ini dibagi dalam dua hal yaitu komunikasi verbal dan komunikasinonverbal.

2.2 Tujuan dari Komunikasi dalam Bisnis

Komunikasi bisnis merupakan setiap komunikasi yang dipergunakan untuk berbagai kepentingan bisnis, seperti untuk membangunpartnerships, sumber daya intelektual, atau untuk mempromosikan satu gagasan, produk, servis, atau pun suatu organisasi.

Fungsi komunikasi bisnis terdiri dari fungsi informative, regulatory, persuasive, integrative.

Dalam komunikasi bisnis, terdapat beberapa tujuan tertentu. Berikut ini adalah beberapa tujuan komunikasi bisnis yakni :

1. Meningkatkan goodwill (nama baik) perusahaan.

2. Meningkatkan hubungan baik perusahaan dengan masyarakat.

3. Meningkatkan fungsi kepemimpinan dalam perusahaan.

2.3 Umpan Balik dan Bentuk-Bentuknya

1. Umpan Balik

Dalam setiap kegiatan komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan lambang ataupun keinginan untuk mengubah pendapat orang lain yang merupakan juga suatu usaha untuk mengadakan hubungan sosial. Pada peristiwa lain, seorang pimpinan menegur anak buahnya karena berbuat kesalahan sehingga anak buah tersebut menyesali perbuatannya. Pengarahan dan teguran tersebut disamakan dengan pesan (message), sedangkan tepukan tangan dinamakan umpan balik. Antara umpan balik dan pesan terdapat hubungan sebab akibat (causalitas). Pesan (message) itu dapat berbentuk bermacam-macam seperti pidato, pengarahan, intruksi, tugas, perintah, analisis, dll. Pesan dapat juga berbentuk tulisan, lisan, gambar-gambar dan bahkan demonstrasi atau penghargaan. Umpan balik (feed back) pun dapat berbentuk bermacam-macam seperti hasil (pelaksanaan suatu tugas), laporan, sikap yang timbul, pertanyaan, reaksi, dsb. Sebagaimana pesan maka umpan balikpun dapat berupa tulisan, lisan, peragaan, dsb. Umpan balik yang baik diperlukan syarat-syarat tertentu antara lain :

1. Umpan balik hendaknya jujur

Umpan balik yang tidak jujur bersumber pada kebiasaan untuk menyenangkan orang lain, keinginan memberi nasihat, keinginan untuk menang dalam argumentasi, malah lebih buruk lagi apabia ada keinginan untuk mengambil muka, menjilat, dan menyakiti orang. Umpan balik seperti ini bukan saja berguna tapi merusak.

2. Umpan balik hendaklah tentang sesuatu yang khusus dan jelas bukan sesuatu secara umum dan kabur.

3. Umpan balik hendaklah mengenai sesuatu dimana orang yang bersangkutan dapat berbuat apa-apa. Umpan balik tentang sesuatu di mana orang yang bersangkutan tidak dapat berbuat apa-apa adalah umpan balik yang tidak berguna dan malah bisa menimbulkan perasaan mendongkol.

4. Umpan balik hendaklah jangan bersifat penilaian. Penilaian yang dimaksud adalah judgement bukan evaluasi. Umpan balik yang bersifat penilaian yang jujur sekalipun masih dapat menimbulkan akibat yang buruk, maka sebaiknya umpan balik seperti itu dihindarkan.

5. Umpan balik hendaklah deskriptif, sehingga betul-betul jelas . dalam hal ini memerlukan gambaran apa yang dikehendaki jelas dan terang. Prinsip deskriptif itu mengajarkan pula bahwa umpan balik hendaknya mengungkapkan juga yang baik disamping sesuatu yang perlu diperbaiki lagi. Dalam hal ini kita sering lupa selalu mengungkapkan yang buruk tanpa menyatakan yang baiknya sehingga jarang sekali melihat titik-titik terang dalam pengembangan seseorang.

6. Umpan balik hendaklah bersifat hasil oriented dan bukan person oriented. Dalam hal ini maka yang diutamakan bukan orangnya tetapi kerjanya.

7. Umpan balik hendaklah memperhatikan timing , tidak ada patokan tentang waktu.

2. Bentuk-bentuk Umpan Balik

Bentuk-bentuk umpan balik antara lain :

1. External Feedback

Umpan balik yang baik diterima langsung oleh komunikator dari komunikan.

2. Internal Feedback

Umpan balik yang diterima komunikator bukan dari komunikan akan tetapi datang dari pesan itu sendiri atau dari komunikator itu sendri.

3. Direct Feedback atau Immediate Feedback

Umpan balik langsung dalam suatu komunikasi, komunikan menggerakkan salah satu anggota badannya.

4. Indirect Feedback atau Delaiged Feedback

Dalam bentuk surat kepada redaksi surat kabar, penyiar radio, dll. Hal ini umpan balik membutuhkan waktu.

5. Inferential Feedback

Umpan balik yang diterima dalam komunikasi massa yang disimpulkan sendiri ioleh komunikator meskipun secara tidak langsung akan tetapi cukup relevan dengan pesan yang disampaikan.

6. Zero Feedback

Artinya bahwa komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator kepada komunikan meskipun komunikan menyampaikan umpan balik tersebut tidak dipahami oleh komunikator.

7. Neutral Feedback

Umpan balik yang netral berarti bahwa informasi yang diterima kembali oleh komunikator tidak relevan dengan pesan yang disampaikan semula.

8. Positive Feedback

Komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada kemunikan mendapat tanggapan positif, misalnya dengan adanya penerimaan pada pesan yang disampaikan.

9. Negative Feedback

Komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator mendapat tantangan dari komunikan.

2.4 Kesalahpahaman dalam Berkomunikasi

Di dalam komunikasi pasti pernah ada kesalah pahaman yang terjadi. Kesalahpahaman komunikasi adalah salah satu kendala komunikasi yang dapat menciptakan sebuah konflik. Suatu kondisi salah paham biasa dimunculkan ketika suatu informsi yang diterima oleh seseorang memiliki makna yang berbeda dari yang dimaksudkan oleh si pemberi informasi.

Kesalahpahaman ini banyak sekali bentuknya, mulai dari hal-hal sepele dalam kehidupan sehari-hari, sampai kesalahpahaman oleh kalangan elit politik yang menentukan kehidupan orang banyak.

Rata-rata kesalahpahaman memang terjadi pada komunikasi yang masih dasar, yakni tahapan komunikasi yang menyenangkan. Dalam tahapan ini, komunikator dan komunikan merasa masih belum perlu membahas masalah secara detail, sehingga kadang terselip beberapa poin yang menjadi sumber kesalahpahaman. Berbeda dengan tahapan lain, misalnya komunikasi untuk hubungan yg lebih baik, yang walaupun kadang tetap ada yg namanya salah paham, namun sudah dalam jumlah yang minimal.
Kondisi kesalahpahaman semacam ini umumnya disebabkan karena tingkat kemampuan
berkomunikasi yang kurang baik, entah itu dalam hal menyampaikan informasi maupun
dalam hal menerima informasi. Disini kemampuan berkomunikasi memegang peranan
yang sangat penting. Bagaimanapun juga, kemampuan berkomunikasi seseorang turut
menentukan efektif tidaknya hubungan yang dibangun dengan orang lain.
Ada beberapa cara untuk menghindari kesalahpahaman. Yang paling penting adalah
meningkatkan kemampuan berkomunikasi. Kemampuan ini bisa kita tingkatkan dengan,
misalnya, banyak membaca koran atau tulisan lain yang memakai tata bahasa efektif dan
sistematis. Selain itu, jangan lupa tanyakan kepada lawan bicara hal-hal yang kita belum
jelas maksudnya.

2.5 Memperbaiki Komunikasi dalam Organisasi

Cara mengatasi hambatan dan memperbaiki komunikasi agar menjadi lebih efektif (Beeve dan Thill, 2003;22) adalah :

1. Memelihara iklim komunikasi terbuka

Iklim komunikasi merupakan campuran dari nilai, tradisi dan kebiasaan. Komunikasi terbuka akan mendorong keterusterangan dan kejujuran serta mempermudah umpan balik.

2. Bertekad memegang teguh etika berkomunikasi

3.Memahami kesulitan komunikasi antarbudaya

Majunya perkembangan teknologi dan informasi telah menyebabkan terjadinya interaksi antarbudaya baik dalam lingkup regional, nasional, maupun internasional.

4.Menggunakan pendekatan berkomunikasi yang berpusat pada penerima

Menggunakan pendekatan yang berpusat pada penerima berarti tetap mengingat penerima ketika sedang berkomunikasi.

5. Menggunakan teknologi secara bijaksana dan bertanggungjawab untuk memperoleh dan membagi informasi.

Teknologi dapat dipergunakan untuk menyusun , merevisi dan mendistribusikan pesan. Penggunaan teknologi yang bertanggung jawab dan bijaksana akan mendorong terciptanya komunikasi yang efektif.

6. Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien. Hal itu dapat dilakukan dengan cara :

a. Memahami penerima pesan

b. Menyesuaikan pesan dengan penerima

c. Mengurangi jumlah pesan

d. Memilih saluran atau media yang tepat

e. Meningkatkan keterampilan berkomunikasi

BAB III

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

3.1 Pengertian Komunikasi dalam Organisasi

a. Pengertian Komunikasi

Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” dalam bahasa inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna , “communness” .Melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi , gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya.

Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari satu orang ke orang lain. Komunikasi yang efektif adalah prose pengiriman pesan dengan sedemikian rupa sehingga pesan yang diampaikan memiliki makna sedekat mungkin dengan yang di makdud si pengirim.

Definisi tentang komunikasi yang efektif di dasarkan pada konsep makna dan konsistensi dari makna . makna adalah ide yang ingin dikomunikasikan oleh individu yang melopori komunikasi. Dalam komunikasi efektif, makna di transmisikan sedemikian rupa sehingga orang yang menerimanya paham.

b. Pengertian Organisasi

Organisasi adalah sebuah wadah yang menampung orang – orang dan objek – objek di mana dalam wadah tersebut terdapat tujuan bersama yang ingin di capai. Organisasi dianggap sebagai pemroses informasi benar dengan input troughput dan output.

Kaum subjectivis mendefinisikan organisasi sebagai perilaku pengorganisasian . berdasarkan definisi ini , pengetahuan mengenai organisasi harus diperoleh dengan melihat perilaku- perilaku itu bagi mereka yang melakukannya .

c. Pengertian Komunikasi dalam Organisasi

komunikasi organisasi dapat di definisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirarkis antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

3.2 Pola komunikasi Organisasi

Komunikasi dalam organisasi terbagi menjadi 2 yaitu formal dan informal.

1.Komunikasi formal

Jalur komunikasi resmi yang mengalir dalam rantai komando atau hubungan tugas dan tanggung jawab dalam organisasi.

Komunikasi formal terbagi atas tiga bagian yaitu:

a. Komunikasi ke bawah atau downward communication, yaitu komunikasi yang dikirim ke bawah dari menejemen puncak pada bawahan. Seperti:

· Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)

· Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)

· Penyampaian informasi mengenai peraturan –peraturan yang berlaku (procedures and practices)

· Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik

b. Komunikasi ke atas atau upward communication,yaitu pesan yang dikirimkan dari tingkat bawah ke tingkat atas dalam hirarki komunikasi.seperti:

· Penyampaian informasi tentang pekerjaan-pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan

· Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan

· Penyampaian saran-saran dari bawahan

· Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

Komunikasi keatas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui cara memperoleh informasi dari bawah.

Sharma ( 1979 ) mengemukakan empat alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit:

· Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka

· Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik pada masalah yang dialami pegawai

· Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai

· Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai

c. Komunikasi horizontal, yaitu pertukaran secara lateral atau diagonal diantara sesame atau rekan kinerja.

Komunikasi horizontal melibatkan satu dari tiga kategori di bawah ini :

· Pemecahan masalah intradepartenetal, yaitu pesan ini mengambil tempat diantara anggota dalam departemen yang sama dan menitikberatkan pada pemenuhan tugas.

· Koordinasi interdepartemental, yaitu pesan interdepartemental memfasilitasi pemenuhan proyek dan tugas bersama.

· Perubahan inisiatif dan perbaikan pesan ini di disain untuk berbagi informasi diantara tim dan departemen yang dapat membantu perubahan, pertumbuhan, dan perbaikan organisasi.

d. Interline Comunication, yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional karena terdapat banyak komunikasi lintas saluran yang dilakukan spesialis satf dan orang –orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas saluran.

2. Komunikasi Informal

Komunikasi informal adalah komunikasi yang terjadi antara karyawan dalam suatu organisasi yang dapat berinteraksi secara bebas satu sama lain terlepas dari kewenangan dan fungsi jabatan mereka. Komunikasi informal terbagi atas tiga bagian yaitu:

a. Rumor, yaitu jaringan informasi yang bias menembus seluruh lapisan organisasi. Rumor ditemukan dalam semua organisasi kecuali dalam organisasi yang sangat kecil, tetapi tidak selalu mengikuti pola yang sama dan tidak perlu menyesuaikan dengan jalur-jalur wewenang dan komunnikasi formal. Rumor terdiri dari beberapa jenis :

· Rantai gossip, terbetuk saat satu orang menyebarkan pesan ke orang banyak.tiap orang ini, selanjutnya, merahasiakan informasi tersebut atau menyampaikan ke orang lain lagi.rantai gossip cenderung melibatkan informasi pribadi.

· Rantai tandan, dimana satu orang menyebarkan informasi pada sejumlah kecil individu terpilih. Beberapa dari penerima informasi selanjutnya menyebarkan informasi kepada sejumlah kecil individu lain berikutnya, sisanya menyimpan informasi untuk diri sendiri.

Rumor bias menjadi asset. Dengan mengenal individu kunci dari rantai rumor, menejemen dapat mengendalikan informasi yang mereka terima dan menggunakan rumor untuk mengetahui reaksi karyawan terhadap ide baru seperti perubahan kebijakan personalia atau paket tunjangan. Menejer juga bias mendapatkan informasi bernilai dari rumor untuk memperbaiki proses pembuatan keputusan.

b. Management by Wandering Around, ide dasar manajemen by wandering around adalah sejumalah manajer mencari atau apa yang terjadi dengan berkeluyuran dan berbicara kepada bawahan langsung, bawahan jauh , petugas pengiriman , konsumen , atau siapa saja yang terkait dengan perusahaan.

c. Komunisaki non verbal , adalah setiap interaksi komunikatif yang tidak menggunakan kata –kata atau yang memanfaatkan kata- kata untuk menyampaikan makna lebih luas dari pengertian kata – kata iti sendiri. Terdapat 3 jenis komunikasi non verbal yang di praktikkan manajer , yaitu,citra, latar, dan bahsa tubuh. dalam konteks organisasi , citra adalah jenis kata –kata yang dipilih . “ abaikan peringatan bahayanya , terus maju dengan kecepatan penuh” . latar dan komunikasi berperan penting dalam komunikasi non verbal. Pembatasan , keakraban,wilayah pribadi,dan elemen lain dari latar semuanya penting. Komunikasi non verbal mengandalkan ekspresi wajah, gerak tubuh, kontak fisik, dan isyrat.

3.3 Mengelola Komunikasi Bisnis

Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :

Penanganan pesan-pesan yang bersifat rutin

Untuk dapat memaksimalkan manfaat dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan hal berikut ini:

Mengurangi jumlah pesan
Instruksi yang jelas
Mendelegasikan tanggung jawab
Melatih petugas

Penanganan Krisis Komunikasi

Cara penanganan krisis di suatu perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lain. Namun, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada 2 falsafah dalam komunikasi yaitu:

1. Bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu, atau

2. Katakan apa yang terjadi dan segera

Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan cara apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganan suatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.

Dalam situasi krisis ekonomi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan seperti :

Siapkan tim yang terampil atau cekatan dalam penanganan krisis
Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi
Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi
Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah segera mohon maaf
Tunjukkan keseriusahan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.

3.4 Masalah Komunikasi Dalam Organisasi

Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis, yaitu:

Hambatan Teknis

Hambatan ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

Hambatan Semantik

Gangguan ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

Hambatan Manusiawi

Hambatan ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :

Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan , pencarian informasi, dan penyaringan informasi.
Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut. Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.

Dalam lingkup organisasi tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies anatara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang/level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan organisasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah persuasif, agarpihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

Dalam proses komunikasi, semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi , baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :

Completeness (Lengkap)

Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapatmemberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.

Conciseness (Singkat)

Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetep menonjolkan gagasannya.

Consideration (Pertimbangan)

Penyampaian pesan hendaknya menerapkan empati dengan pertimbangan dan mengutamakan penerima pesan.

Concreteness (Konkrit)

Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gamblang, pasti, dan jelas

Clarity (Kejelasan)

Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.

Courtessy (Kesopanan)

Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baikdalam komunikasi bisnis.

Correctness (Ketelitian)

Pesan hendaknya dibuat dengan teliti dan menggunakan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang benar (formal atau resmi).

BAB IV

JENIS JENIS KOMUNIKASI

4.1 Komunikasi berdasarkan Penyampaian

Pada umumnya setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lain karena manusia tidak hanya makhluk individu tetapi juga makhluk sosial yang selalu mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi dengan sesamanya. Namun tidak semua orang terampil berkomunikasi, oleh sebab itu dibutuhkan beberapa cara dalam menyampaikan informasi.

Berdasarkan cara penyampaian informasi dapat dibedakan menjadi 2 ( dua ), yaitu :

a. Komunikasi verbal ( Lisan )

Yang terjadi secara langsung serta tidak dibatasi oleh jarak , dimana kedua belah pihak dapat bertatap muka. Contohnya dialog dua orang. Yang terjadi secara tidak langsung akibat dibatasi oleh jarak. contohnya komunikasi lewat telepon.

b. Komunikasi nonverbal ( Tertulis )

Naskah , yang biasanya digunakan untuk menyampaikan kabar yang bersifat kompleks. Gambar dan foto akibat tidak bisa dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.

4.2 Komunikasi berdasarkan Prilaku

Komunikasi bedasarkan prilaku dapat dibedakan menjadi :

· Komunikasi Formal , yaitu komunikasi yang terjadi diantara organisasi atau perusahaan yang tata caranya sudah diatur dalam struktur organisasinya. Contohnya seminar.

· Komunikasi Informal , yaitu komunikasi yang terjadi pada sebuah organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi serta tidak mendapat kesaksian resmi yang mungkin tidak berpengaruh kepada kepentingan organisasi atau perusahaan. Contohnya kabar burung , desas-desus, dan sebagainya.

· Komunikasi Nonformal , yaitu komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat formal dan informal , yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut. Contohnya rapat mengenai ulang tahun perusahaan.

4.3 Komunikasi berdasarkan Kelangsungannya

Berdasarkan Kelangsungannya , komunikasi dapat dibedakan menjadi :

· Komunikasi Langsung , yaitu proses komunikasi dilakukan secara langsung tanpa bantuan perantara orang ketiga ataupun media komunikasi yang ada dan tidak dibatasi oleh adanya jarak.

· Komunikas Tidak Langsung , yaitu proses komunikasinya dilaksanakan dengan bantuan pihak ketiga atau bantuan alat - alat media komunikasi.

4.4 Komunikasi Berdasarkan Maksud Komunikasi

Berdasarkan maksud komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :

a. Berpidato

b. Memberi Ceramah

c. Wawancara

d. Memberi Perintah alias Tugas

Dengan demikian jelas bahwa inisiatif komunikator menjadi hal penentu , demikian pula kemampuan komunikator yang memegang peranan kesuksesan proses komunikasinya.

4.5 Komunikasi Berdasarkan Ruang Lingkup

Berdasarkan Ruang Lingkupnya , komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :

a. Komunikasi Internal

· Komunikasi internal dapat dibedakan menjadi 3 ( tiga ) macam , yaitu :

· Komunikasi vertikal yang terjadi di dalam bentuk komunikasi dari pemimpin kepada anggota , seperti perintah , teguran , pujian , dan sebagainya.

· Komunikasi horizontal yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi atau perusahaan diantara orang - orang yang memiliki kedudukan sejajar .

· Komunikasi diagonal yang terjadi di dalam ruang lingkup organisasi atau perusahaan diantara orang - orang yang memiliki kedudukan berbeda pada posisi tidak sejalur vertikal.

b. Komunikasi Eksternal

Komunikasi yang terjadi antara organisasi atau perusahaan dengan pihak masyarakat yang ada diluar organisasi atau perusahaan tersebut. Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk memperoleh pengertian , kepercayaan , bantuan dan kerjasama dengan masyarakat.

Komunikasi dengan pihak luar bisa berbentuk :

· Eksposisi , pameran , promosi, dan sebagainya.

· Konperensi pers.

· Siaran televisi , radio dan sebagainya.

· Bakti sosial.

4.6 Komunikasi Bedasarkan Jumlah Yang Berkomunikasi

Komunikasi berdasarkan Jumlah yang berkomunikasi , dapat dibedakan menjadi :

· Komunikasi Perseorangan , yaitu komunikasi yang terjadi dengan cara perseorangan atau individu antara pribadi dengan pribadi mengenai persoalan yang bersifat pribadi juga.

· Komunikasi Kelompok , yaitu komunikasi yang terjadi pada kelompok mengenai persoalan - persoalan yang menyangkut kepentingan kelompok. Perbedaanya dengan komunikasi perseorangan yaitu komunikasi ini lebih terbuka dibandingkan dengan komunikasi perseorangan.

4.7 Komunikasi Berdasarkan Peranan Individu

Dalam komunikasi ini , peranan individu sangat mempengaruhi kesuksesan proses komunikasinya. Berikut beberapa macam komunikasi berdasarkan peranan individu, diantaranya :

· Komunikasi antar individu dengan individu yang lain. Komunikasi ini terjadi secara nonformal maupun informal , individu bertindak sebagai komunikator mampu mempengaruhi individu yang lain.

· Komunikasi antar individu dengan lingkungan yang lebih luas. Komunikasi ini terjadi karena individu yang dimaksud memiliki kemampuan yang tinggi untuk mengadakan hubungan dengan lingkungan yang lebih luas.

· Komunikasi antar individu dengan dua kelompok atau lebih. Pada komunikasi ini individu berperan sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih, sehingga dituntut kemampuan yang prima untuk menjadi penyelaras yang harmonis.

4.8 Komunikasi Berdasarkan Jaringan Kerja

Didalam suatu organisasi atau perusahaan , komunikasi akan terlaksana berdasarkan sistem yang ditetapkan dalam jaringan kerja.

Komunikasi berdasarkan jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi :

· Komunikasi jaringan kerja rantai , yaitu komunikasi terjadi menurut saluran hirarki organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.

· Komunikasi jaringan kerja lingkaran , yaitu komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti pola lingkaran.

· Komunikasi jaringan bintang , yaitu komunikasi terjadi melalui satu sentral dan saluran yang dilewati lebih pendek.

4.9 Komunikasi Berdasarkan Ajaran Informasi

Komunikasi berdasarkan Ajaran Informasi dapat dibedakan menjadi :

· Komunikasi satu arah , yaitu komunikasi yang berjalan satu pihak saja (one way Communication).

· Komunikasi dua arah , yaitu komunikasi yang bersifat timbal balik (two ways communication).

· Komunikasi ke atas , yaitu komunikasi yang terjadi dari bawahan terhadap atasan.

· Komunikasi ke bawah , yaitu komunikasi yang terjadi dari atasan terhadap bawahan.

· Komunikasi kesamping , yaitu komunikasi yang terjadi diantara orang yang mempunyai kedudukan sejajar.

BAB V

TEKNOLOGI INFORMASI DALAM KOMUNIKASI BISNIS

5.1 Keuntungan Menguasai Teknologi Informasi

Teknologi merupakan alat, teknik, atau cara yang dapat membantu manusia dalam melakukan pekerjaan sehingga pekerjaan menjadi lebih ringan, lebih cepat, lebih baik, atau lebih banyak hasilnya (Haryani, 2001:72). Teknologi telah menyusup ke dalam setiap praktik bisnis serta menciptakan keunggulan dan kemampuan komunikasi yang semakin canggih. Perkembangan teknologikomputer yang cukup dramatis telah menyebabkan perubahan dalam teknologi komunikasi tanpa harus mengubah unsur-unsur dasar proses komunikasi.

Kemajuan teknologi dalam komunikasi telah memungkinkan terciptanya kerja sama dengan berbagai pihak, kapan pun dan dimana pun berada. Penggunaan internet, e-mail, voice mail, dan faks memudahkan para pihak untuk bekerja tidak dalam satu lokasi. Bekerja tidak perlu dilakukan di kantor konvensional, tetapi juga bisa di rumah, di jalan, atau di berbagai negara. Komputer saku dan telepon genggam saat ini sudah cukup dijadikan ruang kerja yang mudah dibawa kemana saja. Teknologi tidak hanya mengubah cara-cara berkomunikasi, tetapi juga mengubah cara kerja.Teknologi memberikan berbagai pilihan dalam melakukan komunikasi bisnis. Untuk membantu melakukan pemilihan teknologi komunikasi, Bovee dan Thill (2003:29) memberikan pedoman sebagai berikut :

1. Harapan penerima pesan

Setelah mengetahui siapa penerima pesan, perlu dipertimbangkan lebih lanjut harapan penerima terhadap teknologi yang digunakan untuk mengirim pesan. Ada yang cukup puas menerima pesan melaluji telepon dan faks saja, tetapi ada pula yang menghendaki agar pesan dikirim melalui e-mail.

2. Waktu dan Biaya

Waktu menjadi faktor penting dalam memilih teknologi yang digunakan. Pesan yang mendesak biasanya dikirim melalui telepon, faks, atau internet dengan biaya yang relatif lebih mahal daripada pengiriman melalui pos. Sementara itu, pesan yang tidak mendesak dan kurang penting bisa dikirim melalui pos saja.

3. Sifat Pesan

Pesan-pesan tertentu yang memerlukan penjelasan rumit dan kompleks akan lebih baik bila disampaikan secara langsung melalui tatap muka. Sementara pesan yang memerlukan gambar tentu tidak tepat jika dikirim melalui telepon.

4. Perlunya Penampilan

Teknologi yang digunakan dalam berkomunikasi seringkali dijadikan salah satu indicator untuk menilai kemajuan perusahaan. Demikian pula untuk tujuan tertentu, pesan bisnis akan lebih baik bila dicetak dengan printer laser di atas kertas yang bermutu daripada dicetak di atas continuous form dengan printer dotmatrix.

5.2 Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis

Bagi dunia bisnis, jejaring telekomunikasi awalnya digunakan seperti halnya jejaring listrik, distribusi air, dan jejaring utilitas lain. Apa yang dulunya merupakan biaya untuk menjalankan bisnis, sekarang menjadi sumber keuntungan kompetitif. Layanan TIK sekarang digunakan oleh semua sektor ekonomik, mulai dari pertambangan dan pertanian sampai layanan finansial, manufaktur dan kepariwisataan. Jejaring privat ini hadir di semua industri global, di mana perusahaan multinasional menjadi perusahaan jejaring

Perusahaan multinasional telah dapat mengkoordinasikan produksi dan marketing dengan sistem komunikasi berbasis satelit dengan kapabilitas video-conferencing, untuk tujuan mengkoordinasikan pengembangan produk dan disain manufaktur. Perusahaan-perusahaan kecil lebih terbatas kemampuannya untuk mengembangkan jejaring TIK sendiri ataupun untuk menyewa, karena besarnya biaya. Ini menjadi pilihan yang ekonomik hanya jika organisasi tersebut cukup besar untuk menimbulkan cukup trafik untuk menghasilkan penghematan. Oleh karena ini, perusahaan-perusahaan global merupakan pihak-pihak yang pertama yang mengadopsi TIK baru. Sektor-sektor yang sangat bergantung pada TIK mencakup, antara lain perusahaan-perusahaan layanan finansial.

Pada ruang lingkup yang lebih luas, sebagai contoh pada lingkungan bisnis, kehadiran teknologi informasi mulai disadari dapat menghadirkan berbagai solusi yang dapat membantu proses bisnis yang ada. Departemen TI pada sebuah perusahaan mulai dibangun dan secara konstan diminta untuk mengembangkan suatu layanan, mengembangkan suatu sistem, dan mengoptimalkan efesiensi bisnis berbasis teknologi informasi:

1. Komunikasi Bisnis dengan Peranan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi. Persaingan yang keras dalam dunia bisnis tentunya sangat membutuhkan suatu perusahaan yang dapat menangani akan hal itu diberbagai situasi yang menantang. Semua bisnis tentunya juga membutuhkan semua informasi yang sangat aktual, cepat dan dapat dipercaya, yang mana bisa semua permasalahan tersebut hanya bisa diselesaikan melalui Teknologi Informasi dan Komunikasi ( ICT ).

2. Telepon Sebagai media Komunikasi Bisnis

Pada awalnya, komunikasi dalam dunia bisnis dilakukan dengan menggunakan suatu perangkat komunikasi yang disebut telepon, dimana dengan alat ini para pelaku bisnis dapat menyampaikan informasi dan berkomunikasi dengan pihak lain dalam rangka menjalankan bisnisnya.

3. Internet sebagai salah satu media Komunikasi Bisnis

Pengertian Internet.Internet dapat diartikan sebagai jaringan komputer luas dan besar yang mendunia, yaitu menghubungkan pemakai komputer dari suatu negara ke negara lain di seluruh dunia, dimana di dalamnya terdapat berbagai sumber daya informasi dari mulai yang statis hingga yang dinamis dan interaktif.

Manfaat internet:

Secara umum ada banyak manfaat yang dapat diperoleh apabila seseorang mempunyai akses ke internet .Berikut ini sebagian dari apa yang tersedia di internet:

o Informasi untuk kehidupan pribadi :kesehatan, rekreasi, hobby, pengembangan pribadi, rohani, sosial.

o Informasi untuk kehidupan profesional/pekerja :sains, teknologi, perdagangan, saham, komoditas, berita bisnis, asosiasi profesi, asosiasi bisnis, berbagai forum komunikasi.

4. E-Commerce dalam Komunikasi Bisnis

Perdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal peradabannya. Sejalan dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang kian memudahkan penggunaannya kini adalah e-commerce. Secara umum, e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan barang dan jasa dengan menggunakan media elektronik.Di dalam e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan / perniagaan hanya berhubungan melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan media internet.

Sistem E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam tiga tipe aplikasi, yaitu :

a. Electronic Markets (EMs), yaitu sebuah sarana yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan atau menyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga yang ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs adalah sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang ditawarkan.

b. Elektronic Data Interchange (EDI), adalah sarana untuk mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi regular yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi komersial. Secara formal, EDI didefinisikan oleh International Data Exchabge Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disepakati, yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer lain dengan menggunakan media elektronik”.

c. Internet Commerce, adalah penggunaan internet yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk aktivitas perdagangan. Kegiatan komersial ini, seperti iklan dalam penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di internet, antara lain pemesanan/pembelian barang dimana barang akan dikirimkan melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening penjual.

5. Peran IT dalam Bisnis

Teknologi informasi saat ini telah menjadi bagian dari kehidupan masyarakat. Masyarakat mengenal dan merasakan langsung manfaat dari perkembangan teknologi informasi pada kehidupannya. Bisnis adalah salah satu bagian hidup masyarakat yang sangat terpengaruh perubahan teknologi informasi. Teknologi informasi menjadi sangat penting dan berpengaruh terhadap perkembangan suatu industri dalam bisnis. Contoh dari teknologi informasi yang sangat memperngaruhi bisnis adalah penggunaan internet, komputer, telekomunikasi, satelit, dsb.

Teknologi informasi membuat pekerja dalam suatu industri dapat berkomunikasi dan menyelesaikan pekerjaanya tanpa harus bertatap muka sehingga perusahaan dapat mencapai hasil yang produktif dangan cara yang lebih efisien. Dalam perkembangan dunia bisnis saat ini, perusahaan dapat tertinggal dari pesaingnya apabila tidak menguasai atau menerapkan teknologi informasi dalam industrinya.

Dalam bidang manajemen karyawan, teknologi informasi mempermudah manajer untuk mencari informasi tentang karyawannya. Pemberian gaji karyawan juga lebih mudah karena bisa langsung dikirim lewat rekening. Manager dapat mengadakan pertemuan atau rapat sewaktu-waktu tanpa harus bertemu secara langsung contohnya dengan video converence. Pengiriman proposal atau tugas dari karyawan ke manajer menjadi lebih mudah dengan memanfaatkan email sebagai sarana pengirim pesan. Manajemen keuangan juga menjadi lebih mudah untuk dikontrol. Dengan menggunakan software untuk keuangan dan akuntansi pencatatan arus keluar masuk uang lebih mudah terkontrol dan mudah untuk di akses serta lebih efisien. Pencatatan keuangan juga lebih praktis karena tidak membutuhkan buku untuk pencatatan secara manual.

Manfaat IT dalam bidang bisnis :

Seiring dengan kemajuan teknologi, hal tersebut membawa banyak manfaat yang sangat berguna bagi kemajuan dan kesejahteraan kehidupan manusia. Salah satu bukti nyata tentang kemajuan teknologi sangat terasa di bidang IT atau teknologi informasi.Teknologi dan informasi merupakan salah satu aspek dalam kehidupan manusia yang tidak dapat dipisahkan. Hal tersebut sangat penting karena menunjang setiap kegiatan manusia dalam berbagai bidang yang ditekuninya seperti ekonomi, pendidikan, kesehatan, dll. Salah satu bidang dalam kehidupan manusia yang tidak bisa dipisahkan dari kemajuan teknologi dan informasi adalah bidang bisnis. Para pelaku bisnis sangat merasakan manfaat IT yang sangat besar dalam kehidupan mereka. Berikut ini adalah beberapa kegunaan IT dalam bidang bisnis :

– Munculnya peluang bisnis baru yakni E-Business.

Dengan kemajuan teknologi dan informasi, hal tersebut mendorong beberapa orang untuk menciptakan beberapa inovasi yang sangat menguntungkan dan bisa dijadikan sebagai ranah bisnia yang sangat menguntungkan bagi semua orang. Salah satu bukti nyata bisnis baru yang merupakan pemanfaatan kemajuan teknologi dan informasi adalah Google. Google merupakan salah satu contoh dari E-Commerce atau E-Business. E-Business merangkap berbagai hal seperti teknologi jaringan, lowongan pekerjaan, layanan customer, dll. Google merupakan sebuah bukti nyata dimana search engine tersebut banyak digunakan oleh semua orang dan memudahkan semua orang dalam mencari sesuatu di internet. Hal yang paling penting adalah, Google meraup banyak keuntungan dari hal tersebut.

– Memperluas Pangsa Pasar.

Salah satu manfaat IT dalam bidang bisnis adalah memperluas pangsa pasar. Dengan adanya kemajuan teknologi dan informasi, para pelaku bisnis dapat memantau beberapa daerah yang berprofit tinggi dan bisa dijadikan lahan untuk meraup keuntungan demi keberlangsungan bisnis yang mereka lakukan. Contohnya, Indonesia merupakan sebuah negara yang terdiri dari banyak SDM yang mencapai angka ratusan juta. Hal ini menarik para pelaku bisnis besar untuk mengepakkan sayap dan memproduksikan bisnisnya ke Indonesia. Hal tersebut menjadi salah satu contoh dalam upaya para pelaku bisnis dalam memperluas usaha bisnisnya.

– Mengurangi biaya produksi dan operasional.

Kemajuan teknologi dapat membantu setiap perusahaan dalam mengurangi biaya produksi dan juga mengurangi operasional. Hal tersebut bisa terlihat dari setiap perusahaan yang menggunakan mesin dalam melakukan pekerjaannya. Hal tersebut dapat membantu setiap perusahaan dalam mengurangi biaya produksinya sehingga mereka bisa mencapai prinsip ekonomi dimana mereka dapat mendapatkan keuntungan yang besar dengan hanya mengelurkan pengeluaran yang sedikit. Manfaat IT yang lainnya yaitu mengurangi operasional setiap perusahaan sehingga hal ini dapat menambah jumlah produksi setiap perusahaan dalam memproduksi barang produksinya. Hal ini tentu sangat menguntungkan bagi setiap perusahaan terutama bagi mereka yang sudah menerapkan teknologi yang canggih dalam perusahaannya.

– Mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan.

Manfaat IT yang terakhir bagi dunia bisnis adalah mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan yang bekerja. Untuk proses komunikasi, setiap karyawan tidak perlu lagi repot-repot datang ke ruang rapat dan berkumpul bersama. Mereka bisa melakukan teleconference untuk saling berkomunikasi mengenai beberapa ide. Hal ini membuat rapat menjadi lebih praktis dan menyenangkan tanpa perlu jauh-jauh datang ke tempat rapat. Selain itu, hal tersebut juga bisa digunakan untuk mengawasi kinerja para karyawan. Sang pemimpin perusahaan bisa tetap mengawasi kinerja karyawan dalam perusahaannya dengan memakai beberapa metode seperti metode komunikasi dengan mangaer dari perusahaan tersebut.

Masalah Komunikasi Bisnis dengan Peranan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Dalam praktek komunikasi bisnis diperlukan sarana yang dapat menunjang proses komunikasi itu, teknologi informasi dan komunikasi yang semakin hari semakin berkembang dapat dimanfaatkan dalam praktek komunikasi bisnis.

Seiring dengan perkembangan teknologi dan sistim informasi, komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi, sehingga proses komunikasi terjadi setiap saat tanpa berhenti dan berlangsung pada saat yang hampir bersamaan di seluruh belahan dunia. Informasi dengan mudah dan cepat menyebar, bahkan nyaris tanpa penghalang apapun .

Perkembangan teknologi yang semakin pesat, memungkinkan orang untuk berkomunikasi melalui berbagai macam media.

Perkembangan bisnis masa ini bergerak lebih cepat dibanding sebelumnya, sehingga mereka membutuhkan komunikasi yang lebih luas dan lebih baik, terutama dalam mempertahankan pelanggan dan pemasok, dan bahkan dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat. Dengan solusi mobilitas diharapkan para karyawan akan lebih produktif, di manapun mereka berada. Itu karena mereka memiliki akses tertentu terhadap berbagai aplikasi perusahaan melalui berbagai perangkat bergerak atau berbagai akses lainnya.

Kendala yang bisa saja muncul dalam praktek komunikasi bisnis dengan peranan teknologi informasi dan komunikasi adalah selain masalah infrastruktur sarana dan prasarana, juga masalah ketidakmampuan manusia dalam menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dengan baik, juga kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik menjadi hambatan yang seringkali muncul dalam praktek komunikasi bisnis.

Masalah infrastruktur. Sarana dan prasarana teknologi informasi dan komunikasi yang terbilang membutuhkan biaya yang tidak sedikit, sehingga bagi pelaku bisnis yang memiliki modal yang tidak banyak mengakibatkan kurangnya pembangunan infrastruktur pendukung Komunikasi bisnis.

Masalah kemampuan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi. Walaupun fasilitas komunikasi bisnis telah memadai, kendala yang bisa saja muncul adalah kemampuan sumber daya manusia dalam memanfaatkan fasilitas tersebut. Mungkin masih ada beberapa pelaku bisnis yang belum mampu menggunakan alat komunikasi dalam bisnisnya, sehingga walaupun peralatan yang digunakan adalah peralatan dengan teknologi canggih sekalipun, jika manusianya tidak dapat mengoperasikan/ menggunakan peralatan tersebut akan menjadi percuma.

5.3 Pengaruh Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pengambilan Keputusan Bisnis

Membuat keputusan (decision making) adalah suatu proses memilih alternatif tertentu dari beberapa alternatif yang ada. Jadi, membuat keputusan adalah suatu proses memilih antara berbagai macam cara untuk melaksanakan pekerjaan. Semakin berpengalaman dalam pengambilan keputusan, semakin besar pula kepercayaan diri yang akan semakin berorientasi pula pada suatu tindakan. Jika seorang wirausaha mampu mengambil suatu keputusan dalam batas-batas waktu yang masuk akal, mungkin ia mampu mengambil suatu keputusan yang menguntungkan sehingga sewaktu-waktu muncul peluang-peluang bisnis.Keberhasilan seorang Wirausaha di dalam bisnis, tergantung pada kemampuan membuat keputusan yang meningkatkan keuntungan bisnisnya pada masa yang akan datang. Kemampuan membuat keputusan dapat diperoleh dari pengalamannya selama bertahun-tahun. Akan tetapi, dalam prakteknya pasti ada saja kesalahan-kesalahan, yang harus cepat disadari dan diambil tindakan pembetulannya.

Adapun pedoman untuk membuat keputusan, kuncinya adalah sebagai berikut:

1. Terlebih dahulu, tentukan fakta-fakta dari persoalan yang sudah dikenal.

2. Identifikasi, bidang manakah dari persoalan-persoalan yang tidak berdasarkan fakta-fakta. Di bidang yang dikenal inilah, seorang Wirausaha harus menggunakan logika, penalaran, dan institusinya untuk membuat keputusan.

3. Keberanian dan antusiasme sangat diperlukan dalam menerapkan sebuah keputusan

4. Bersedia untuk mengambil tindakan agresif dalam menerapkan sebuah keputusan.

5. Ambillah risiko yang sedang-sedang saja jika terdapat ketidakpastian yang besar

6. Dalam keadaan tertentu, mungkin lebih baik untuk meneruskan sesuatu yang telah berhasil pada masa lampau.

7. Jauhilah keputusan-keputusan yang akan mengubah secara drastis susunan organisasi yang sekarang.

8. Keputusan perlu diuji cobakan dahulu.

Seorang Wirausaha harus memulai menerapkan keputusan, semua keragu-raguan dan ketidakpastian haruslah dibuang jauh-jauh. Jika anda dihadapkan pada alternatif harus memilih, maka buatlah pertimbangan-pertimbangan yang matang. Kumpulkan berbagai informasi dan boleh meminta pendapat orang lain. Setelah itu, ambil keputusan dan jangan ragu-ragu. Dengan berbagai alternatif yang ada dalam pikiran, para Wirausaha akan dapat mengambil keputusan yang terbaik. Banyak factor yang dapat mempengaruhi pembuatan keputusan (decision making), diantaranya motivasi, persepsi, dan proses belajar.

Dalam proses pembuatan keputusan, kenyatannya ada Wirausaha yang mampu mengambil keputusan berdasarkan pengalaman, dan ada pula Wirausaha yang berperilaku membuat keputusan secara otomatis. Jika keputusan diambil berdasarkan pada pengalaman masa lalu, hendaknnya tergantung juga pada tempat, waktu, pendidikan Wirausaha, dan sebagainya.

o Seorang Wirausaha yang kreatif adalah yang pandai mengambil keputusan- keputusan yang tepat dalam bisnisnya.

o Seorang Wirausaha suksesnya tergantung pada kemampuan mengambil keputusan yang meningkatkan kemampuan meningkatkan laba bisnis pada masa mendatang.

o Seorang wirausaha yang ingin maju sangat tergantung pada ekspentasi masa depan dan keberlanjutan bisnisnya.

Faktor dan pertimbangan membuat keputusan

Dalam mengelola bisnisnya, para worausaha harus membuatkeputusan akhir dengan memperhatikan faktor-faktor dan pertimbangan berikut:

o Ukuran dan kompleksitas bisnis.

o Harapan mengenai pertumbuhan dan perkembangan bisnis.

o Fasilitas jasa yang tersedia di daerah untuk berbagai instalasi sistem.

o Kualitas dan kuantitas dari staf yang tersedia untuk pelbagai jenis system dan fasilitas latihan yang tersedia.

o Jumlah transaksi yang harus diproses.

o Faktor-faktor keuangan.

DAFTAR PUSTAKA